Polije Dorong Transformasi Digital Pondok Pesantren Al-Ifadah melalui Implementasi Sistem Informasi Pesantren
Jember – Transformasi digital menjadi salah satu langkah penting dalam meningkatkan efektivitas pengelolaan administrasi dan pelayanan informasi di berbagai lembaga pendidikan, termasuk pondok pesantren. Sebagai bagian dari pelaksanaan tridarma perguruan tinggi, tim dosen Politeknik Negeri Jember (Polije) melaksanakan kegiatan Pengabdian kepada Masyarakat (PkM) di Pondok Pesantren Al-Ifadah yang berada di Dusun Sumberjo, Desa Glundengan, Kecamatan Wuluhan, Kabupaten Jember, melalui implementasi Sistem Informasi Pondok Pesantren.
Kegiatan Pengabdian kepada Masyarakat tersebut dilaksanakan sebagai upaya mendukung Pondok Pesantren Al-Ifadah dalam memanfaatkan teknologi informasi untuk meningkatkan tata kelola administrasi dan pelayanan informasi. Sistem informasi berbasis web yang diimplementasikan diharapkan dapat membantu pengelola pesantren dalam mengintegrasikan berbagai proses administrasi dan penyampaian informasi ke dalam satu layanan digital yang lebih terstruktur, efektif, dan mudah digunakan.
Sistem Informasi Pondok Pesantren Al-Ifadah menyediakan layanan yang dapat dimanfaatkan oleh masyarakat sekaligus fasilitas administrasi bagi pengelola pesantren. Pada sisi pengguna, masyarakat dapat memperoleh berbagai informasi mengenai profil pesantren, program pendidikan, fasilitas, galeri, hingga informasi penerimaan santri baru.
Calon santri juga dapat memanfaatkan sistem untuk melakukan pendaftaran secara daring. Setelah membuat akun dan masuk ke dalam sistem, calon santri dapat mengisi data pendaftaran, melengkapi informasi orang tua atau wali, serta mengunggah dokumen persyaratan yang dibutuhkan. Sistem juga menyediakan fasilitas pengecekan status pendaftaran sehingga proses penerimaan santri baru dapat dilakukan secara lebih terstruktur dan mudah dipantau.
Pada sisi pengelola, sistem dilengkapi dengan halaman administrator yang dapat digunakan untuk mengelola berbagai kebutuhan administrasi pesantren. Melalui halaman tersebut, pengelola dapat mengelola data calon santri dan data santri, melakukan verifikasi pendaftaran, serta mengatur gelombang penerimaan santri baru berdasarkan periode dan kuota yang telah ditentukan.
Pemanfaatan teknologi informasi juga diterapkan pada berbagai aspek administrasi lainnya. Sistem menyediakan fasilitas pengelolaan komponen biaya pendidikan dan data kepegawaian. Data pegawai dapat dikelola secara terstruktur, mulai dari informasi pribadi, status kepegawaian, jabatan, divisi, hingga dokumen pendukung.
Selain itu, pengelola Pondok Pesantren Al-Ifadah dapat memanfaatkan sistem untuk memperbarui berbagai informasi kelembagaan, seperti profil yayasan, visi dan misi, struktur organisasi, fasilitas, galeri, serta program pesantren. Dengan berbagai fitur tersebut, sistem diharapkan dapat menjadi sarana pendukung pengelolaan informasi dan administrasi pesantren secara terintegrasi.
Kegiatan Pengabdian kepada Masyarakat ini dilaksanakan oleh tim dosen Politeknik Negeri Jember yang diketuai oleh Faisal Lutfi Afriansyah, S.Kom., M.T., dengan anggota tim Ahmad Fahriyannur Rosyady, S.Kom., M.MT.; Beni Widiawan, S.ST., MT; Lalitya Nindita Sahenda, S.Pd., M.T.; dan Akas Bagus Setiawan, S.Kom., M.MT.
Melalui kegiatan tersebut, tim dosen Politeknik Negeri Jember tidak hanya mengimplementasikan sistem informasi, tetapi juga berupaya mendorong pemanfaatan teknologi digital yang sesuai dengan kebutuhan pengelolaan Pondok Pesantren Al-Ifadah.
Menurut Faisal Lutfi Afriansyah, S.Kom., M.T., selaku Ketua Tim Pengabdian kepada Masyarakat, implementasi sistem informasi tersebut diharapkan dapat memberikan manfaat secara berkelanjutan bagi pengelola pesantren.
“Melalui kegiatan Pengabdian kepada Masyarakat ini, kami berupaya membantu Pondok Pesantren Al-Ifadah dalam memanfaatkan teknologi informasi untuk mendukung pengelolaan administrasi dan pelayanan informasi. Sistem ini diharapkan dapat mempermudah pengelola dalam mengelola data sekaligus memberikan kemudahan akses informasi bagi santri, calon santri, wali santri, dan masyarakat. Harapannya, sistem ini dapat terus dimanfaatkan dan dikembangkan sesuai dengan kebutuhan Pondok Pesantren Al-Ifadah di masa mendatang,” ujar Faisal Lutfi Afriansyah, S.Kom., M.T.
Kegiatan ini menjadi salah satu bentuk kontribusi nyata perguruan tinggi kepada masyarakat melalui penerapan ilmu pengetahuan dan teknologi. Kolaborasi antara Politeknik Negeri Jember dan Pondok Pesantren Al-Ifadah diharapkan dapat membantu memperkuat tata kelola pesantren sekaligus meningkatkan pemanfaatan teknologi informasi dalam mendukung pelayanan kepada santri, calon santri, wali santri, dan masyarakat.
Implementasi Sistem Informasi Pondok Pesantren juga diharapkan tidak berhenti setelah kegiatan pengabdian selesai. Sistem tersebut dapat terus dimanfaatkan dan dikembangkan sesuai dengan kebutuhan Pondok Pesantren Al-Ifadah sehingga mampu memberikan manfaat secara berkelanjutan dalam pengelolaan data, administrasi, dan penyampaian informasi.
Melalui kegiatan Pengabdian kepada Masyarakat ini, Politeknik Negeri Jember turut memperkuat perannya dalam pelaksanaan tridarma perguruan tinggi, khususnya melalui penerapan ilmu pengetahuan dan teknologi yang memberikan manfaat langsung kepada masyarakat. Implementasi Sistem Informasi Pondok Pesantren Al-Ifadah diharapkan menjadi salah satu langkah dalam mendukung transformasi digital dan pemberdayaan pondok pesantren.
